Redmine Drive plugin: Review

Redmine Drive es la nueva creación de Redmine UP. Es una nueva forma más productiva e intuitiva de gestionar sus documentos en Redmine.

En esta entrada hablaremos del plugin Drive de Redmine UP y lo compararemos con el módulo de documentos por defecto de Redmine.

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El Módulo de Documentos de Redmine

Como sabrás, Redmine tiene un módulo de documentos. Esta es una captura de pantalla de la lista de documentos:

En el módulo de documentos tenemos una lista sencilla de los documentos que se han subido al proyecto, pero hay demasiadas deficiencias para considerar este módulo como realmente útil.

Desventajas del módulo de documentos de Redmine

  • No tiene carpetas: si un usuario está acostumbrado a un concepto cuando se trata de la gestión de documentos, éste es el de “carpetas”. Pero el módulo de documentos de Redmine no utiliza carpetas. Lo más cercano a las carpetas aquí serían las “Categorías”, pero por supuesto este concepto no es tan visual y fácil de usar como el de un árbol de carpetas. Los usuarios promedio usan las carpetas del sistema, Dropbox y Google Drive a diario, así que ¿por qué no simular esta interfaz para facilitar a los usuarios de Redmine?
  • Enlazar a los documentos: si quieres enlazar directamente con un documento desede una tarea de Redmine o una página wiki, tienes que conocer la “macro” correcta. De nuevo, esto no es algo que un usuario medio de Redmine sepa hacer. Y no puedes pedirle a los usuarios que lean toda la lista de macros…
  • Subir documentos: subir ficheros al módulo de documentos es más parecido a crear una tarea que a adjuntar un archivo. No hay ninguna función de arrastrar y soltar en el módulo.
Afrontémoslo: El módulo de documentos de Redmine es demasiado simple para nuestros días, donde las necesidades de documentación del usuario medio son abrumadoras.

Aquí es cuando Redmine UP vio un vacío a llenar desarrollando el nuevo plugin Drive.

Qué es el Plugin Redmine Drive

El plugin Drive es una nueva forma de almacenar y gestionar documentos y carpetas en Redmine, con un diseño que recrea interfaces conocidas como Dropbox y está adaptado a los dispositivos móviles.

Beneficios del plugin Redmine Drive

Hay muchas ventajas de usar el plugin Drive frente al uso del módulo de documentos estándar de Redmine.

  • Drive global y por proyecto. Con el plugin Drive plugin puedes ver y getionar carpetas y documentos, bien de forma global en todo Redmine, bien por proyecto.
  • Árbol de carpetas. Finalmente las carpetas y el árbol de carpetas están aquí. Tus usuarios accederán a sus documentos de la forma en que están acostumbrados con sus carpetas del sistema o con servicios como Google Drive o Dropbox.
    Redmine Drive folders tree
  • Subida Drag & Drop. Subir un documento al disco es tan fácil como arrastrarlo al área de Drive. Después de eso, sólo tienes que moverlo a la carpeta deseada.
  • Etiquetado. Las etiquetas son un concepto bien conocido cuando se gestiona contenido. Así que también podrás etiquetar carpetas y documentos en Redmine Drive.
  • Compartir documentos. Esta es una de las principales características de Drive. Los usuarios podrán compartir un documento como en Dropbox, creando un enlace y enviándolo a otro usuario. Incluso podrán darle al enlace una la fecha de caducidad. Después de esta fecha el enlace ya no será válido y no se podrá acceder al documento a través de él.
  • Compartir carpetas. Las carpetas enteras pueden ser compartidas de la misma manera que los documentos. Es muy fácil compartir el conocimiento entre sus usuarios.
  • Copiar y mover documentos. Los documentos se pueden mover de una carpeta a otra. También se pueden copiar de una carpeta a otra. El archivo también se duplicará físicamente.
  • Enlazar a un documento desde una tarea. Sus usuarios podrán ahora vincular documentos y tarea. No necesitan enviar físicamente el documento, sólo indicarán el enlace a él.
  • Filtros y ordenación. En la parte superior de la tabla de documentos tenemos los típicos filtros de Redmine. Podrás filtrar la tabla por varios parámetros y también gestionar las columnas de la tabla y ordenar la tabla por ciertas columnas.
  • Permisos. Al igual que con otras entidades, a cada rol de usuario se le pueden asignar diferentes permisos (Ver, Agregar o Editar) para administrar documentos y carpetas.
El plugin Drive era algo que Redmine realmente necesitaba. Cuando se generan tareas, también se genera documentación, y Redmine no tenía una gestión eficiente de documentos. Drive llena ese vacío de una manera completamente satisfactoria.
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