Redmine como gestor de proyectos en la nube
Como sabéis, Redmine es un sistema de gestión de proyectos y tareas colaborativas muy versátil y ampliable que, mediante plugins, permite añadirle nuevas funcionalidades (Agile, Helpdesk, CRM, etc.) lo que lo convierte en un sistema extremadamente potente.
Esto hace que los sistemas basados en Redmine sean una opción muy atractiva para proyectos en que colaboren más de dos personas. A pesar de no ser demasiado conocido fuera de ciertos círculos son muchas las empresas y profesionales que lo usan para gestionar las tareas colaborativas en sus proyectos.
Redmine ha de ser instalado en un servidor, sea local o remoto, donde es ejecutado y el usuario accede desde su navegador web.
Se debe actualizar periódicamente, tanto el programa base como sus plugins, para mejorarlo constantemente: a veces para mejorar su rendimiento interno, para reparar errores o bugs, etc. En ocasiones se actualiza para adaptarlo a nuevas leyes, por ejemplo cuando recientemente entró en vigor la nueva legislación de protección de datos a nivel europeo.
Inconvenientes de alojar tu propio Redmine
Un inconveniente que podemos llegar a tener, si somos profanos en la materia, es que su instalación y configuración puede llegar a ser algo bastante complejo. La curva de aprendizaje suele ser un handicap que cualquier pequeña o mediana empresa no puede salvar.
Como decía, es necesario alojar la aplicación en un servidor, que puede estar en tu oficina o en un centro de datos externo, como es el caso de los que contratamos para alojar sitios web, aplicaciones, etc. Montarlo por tu cuenta es una tarea complicada, con varios muchos factores técnicos a tener en cuenta.
Pero este sistema tiene un pequeño inconveniente que lo puede llegar a hacer poco útil para algunas empresas: muchas empresas no cuentan con personal formado en la optimización de procesos. La mayoría nunca ha usado un sistema de gestión de proyectos por lo que no entiende bien exactamente cómo implementarlo.
En qué te puede ayudar Redmine en modo “cloud”
Si te ves identificado con estas situaciones, entonces te recomiendo utilizar la aplicación en modo “cloud”.
En ese caso, te evitas la instalación, y configuración inicial de Redmine, ya que la empresa que da el servicio “cloud” se encarga de todo. Al estar alojado en un servidor remoto, los miembros del equipo que van a usarla sólo tienen que acceder a la interface desde su ordenador, para cuyo uso sólo es necesario una conexión a internet.
La empresa “cloud” puede también ayudarte en la configuración de Redmine para adaptarla a tus procesos. Este paso es muy importante y es precisamente en el que más suelen fallar las empresas a la hora de utilizarlo por su cuenta, creando en ocasiones cuellos de botella innecesarios y otros problemas. A continuación te ayudan a implementar el uso de la herramienta en tu empresa. Para que no te encuentres con ningún problema a la hora de empezar a usarlo y aprovechar al máximo sus posibilidades.
Por si fuera poco también forman al personal de tu empresa, ya que “potencia sin control no sirve de nada”, y os ayudan a resolver cualquier duda que les pueda surgir. Así la transición se hace de la manera más suave posible, limitando la aparición de problemas relacionados con la mala o nula formación del personal de la empresa en el uso de esta herramienta.
Por último te brindan un soporte de alta calidad, orientado a cubrir las necesidades de las empresas más exigentes. Algo de vital importancia en un entorno empresarial como el de hoy en día, en una rápida evolución constante.
Redmine Cloud: opciones en el mercado
En el mercado existen diferentes opciones de servicios Redmine hospedados en servidores externos.
Vamos a ver estas opciones alternativas con más detenimiento. Estudiaremos las diferentes opciones cada una en su versión más económica.
Hostedredmine.com
Es una alternativa gratuita pero con límites de uso. Sólo puedes crear un Proyecto, público o privado, por lo que la utilidad será escasa. Necesitarás contar con la ayuda de un especialista, que debes contratar tú, o puedes perder muchísimo tiempo intentándolo por tu cuenta. Tampoco dispones de plugins adicionales, que aporten más funciones al Redmine “core”. No la recomendaría a ninguna empresa para un uso profesional.
Plan.io
Por 19€ al mes tienes 5Gb de almacenamiento, actualizaciones, 5 usuarios, 3 proyectos y copias de seguridad. Una opción económica pero algo limitada, aunque esto se ve compensado en sus otras versiones, que ofrecen mucha más capacidad en cuanto a usuarios y proyectos por un precio mensual muy competitivo.
Además, hay que señalar el valor que aportan a sus clientes desde su blog, que tiene artículos de lo más interesantes resolviendo todas las dudas que puedas tener a la hora de organizar y gestionar todas las tareas de tu empresa.
Alphanodes
Alphanodes es una empresa consultora y desarrolladora de plugins para Redmine muy interesantes.
Además, dispone de un servicio Redmine “cloud”. Es bastante más caro que las demás alternativas, 120€ mensuales en su versión más básica. En contrapartida, su version es muy potente y cuenta con toda una serie de funcionalidades muy interesantes (por ejemplo, Reporting o Human Resources Management), aportadas precisamente por los plugins desarrollados por ellos. Realizan copias de seguridad diarias.
Do Your Tasks
Otro servicio alemán (y van 3, junto con Plan.io y Alphanodes) de Redmine en modo pago por uso. Sin restricciones en el número de usuarios o de proyectos. Cuenta con la ventaja añadida (para algunos usuarios) de que incluye el add-in de Outlook para sincronizar tareas y acciones con Redmine.
El precio es razonable, con un único plan que cuesta 99 euros al mes o 999 euros al año.
En su contra, decir que la web y el servicio de soporte se dan sólo en alemán.
>> Ir a xSentio Redmine
xSentio Redmine
Estamos ante una solución de Redmine Cloud de la empresa sueca xSentio. Tras nuestra revisión creemos que se trata de la versión estándar de Redmine, sin plugins añadidos. Disponen de varios planes, siendo el más económico el plan Starter, que permite utilizar Redmine en la nube para 2 usuarios, 2 GB de espacio en disco e ilimitados proyectos por un precio de 37,50 €/mes. El plan de usuarios y proyectos ilimitados cuesta 187,50 €/mes, lo que parece algo elevado, si tenemos en cuenta que no disponemos de funcionalidades añadidas al Redmine estándar.
RedmineUP Cloud ** MEJOR OPCIÓN **
Si seguís este blog, conoceréis ya a RedmineUP por alguno de sus famosos plugins como Agile, Helpdesk, Checklists, etc. RedmineUP dispone también de una versión “Redmine Cloud”, en la que por supuesto incluye todos sus plugins en la cuota mensual.
Su precio es desde 29€ al mes y es sin duda el más completo de todos.
Una de sus funcionalidades estrella es su interface con paneles Agile, Scrum y Kanban, que permite ver todas las tareas de un proyecto de un vistazo en forma de post-its, que puedes arrastrar y soltar para modificar su estado (de “en progreso” a “terminado”, por ejemplo).
También cuentan con el modulo de Helpdesk, que permite convertir cualquier proyecto de Redmine en un complete sistema de atención al cliente por email, de igual manera a como puedes hacerlo con conocidos sistemas como Zendesk, Helpscout o Freshdesk.
Vienen incluidas otras funcionalidades, como la generación de informes, la función de CRM, los checklists y la gestión de tus finanzas, por lo que no tendrás que preocuparte de instalar y actualizar plugins para disponer de estos módulos.
Además ofrecen soporte al cliente de alta calidad, para que no te quedes con ninguna duda o por si surgiera alguna incidencia que la puedas solventar rápidamente. También realizan copias de seguridad diarias para poder recuperar el servidor rápidamente ante cualquier eventualidad.
Easy Redmine
Hay una opción más, aunque no es basada en Redmine propiamente dicho. Estamos hablando de EasyRedmine, basado en un “fork” de Redmine. Esto es, un programa hecho a partir de una copia del código fuente de Redmine, que han modificado y, todo hay que decirlo, en muchos términos, mejorado.
Al ser un fork no compatible, esto hace que no se pueda instalar las actualizaciones ni los plugins de Redmine, teniendo que esperar tanto a la actualización como los plugins específicos de EasyRedmine. Ofrecen tanto el servicio “on-premise” (que te tendrás que instalar en tu servidor) como el servicio en la nube.
Resumen
Redmine es una plataforma “open source” que permite, además de gestión de proyectos y de tareas colaborativas, la funcionalidad de CRM, plataforma de soporte a clientes, facturación, entre otras, mediante la instalación de los correspondientes módulos (plugins). Esto aporta una versatilidad excelente y lo convierte en una solución muy potente.
Se puede instalar localmente (lo cual limita muchísimo su uso) o en un servidor remoto, aunque su instalación no es sencilla para un profano y no es fácil encontrar profesionales asequibles para incorporar a la plantilla.
Para subsanar este inconveniente nacen servicios en la nube (cloud, hosted) que facilitan a cualquier empresa el acceso a esta herramienta.
Si necesitas un servicio profesional a empresas de consultoría, análisis de procesos, implantación, formación y soporte técnico, aquí encontrarás una solución adaptada a las necesidades concretas de tu negocio. Podemos ayudarte con Redmine, tanto en modo “on premise”, como en modo “cloud”.
