Como he comentado en otras entradas, Redmine es un gestor de tareas individuales o grupales, tareas que podemos agrupar en proyectos o procesos, según las prácticas de nuestra organización, y que deben ser controladas por diferentes razones (para llevarlas a cabo con eficacia, para saber cuánto tiempo estoy dedicando a una actividad o a un cliente, etc.).
¿Cuántas tareas tenemos hoy en marcha?
Por mi experiencia os puedo decir que si le preguntas a un/a gerente, te podrá decir inmediatamente el último resultado de su Cuenta de Pérdidas y Ganancias, pero no va a acertar, ni por aproximación, cuántas tareas están en marcha en ese momento en su empresa. Creo que todos convendremos que la cantidad de tareas en marcha (de cualquier departamento, Desarrollo, Comercial, Calidad, Adminnistración…) y, sobre todo, la forma de gestionarlas con eficacia o no, tendrá un importante impacto sobre la cuenta de resultados.
A menudo he tenido esta reciente conversación que reproduzco, esta vez con el gerente de una empresa manufacturera:
Gerente: – Vamos a empezar la implantación de Redmine por el Dpto. de Compras, que no tiene muchas tareas.
Yo: – ¿Ah, sí? ¿Cuántas órdenes de compra crees que puede haber en este momento en marcha?
Gerente: – Unas 20-25 aproximadamente.
Sin embargo, ayyy amigo…, aquí vino la sorpresa…, cuando acabamos de pasar el procedimiento de Compras a Redmine, vimos que no eran 20, sino más de 50 las que realmente estaban pendientes de ser tramitadas, en un estado u otro. Por supuesto, cuando acabamos la implantación de Redmine en Compras, pasamos a otros ámbitos, como Comercial y Administración.
Lo anterior es una muestra de que:
1) siempre se minusvalora la cantidad de trabajo que tiene una organización.
2) alrededor de las tareas principales, existen muchas otras microtareas que no se ven ni controlan y que pueden consumir más recursos que la principal.
3) hasta que no se describe negro sobre blanco cada tarea, no somo capaces de conocer realmente la cantidad de trabajo que tenemos o en qué estado está cada labor.
Redmine como solución de organización, planificación y monitorización
En mi opinión, Redmine da solución a este vacío tan importante en la organización:
– permite a cada integrante del equipo saber las tareas que tiene pendientes de realizar: simplemente nos ponemos nuestro listado de tareas como inicio en nuestro navegador y, todos los días, cuando nos conectemos a primera hora, tendremos a la vista qué es lo que tenemos que hacer ese día y los que vienen.
– permite al director/a de proyecto o de departamento conocer el estado y cantidad de las tareas en marcha: en su listado, además de sus propias tareas, podrá ver también las tareas de las personas que le reporten.
– permite generar flujos de trabajo, de forma que mi tarea se la pueda pasar a la siguiente persona de la cadena que tiene que tramitarla.
Sólo con estos 3 avances, ya tenemos mucho ganado: organización, eficacia, planificación y control. ¿Os parece poco? :))
Si quieres conocer más sobre esta herramienta que está ayudando ya a trabajar mejor a muchas organizaciones de diferentes sectores, no dudes en contactar conmigo.
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