Si hay un aspecto que siempre preocupa a los empresarios es la gestión financiera de su negocio o empresa. Los números al final muestran el grado de éxito que alcanza un negocio, concretado en beneficios, margen de maniobra o capacidad de inversión de una empresa. Contar con las herramientas adecuadas que ayuden a mejorar la gestión de las finanzas es fundamental para conseguir el éxito empresarial y permitir que una empresa sea rentable y crezca.
A continuación veremos por qué es muy importante realizar una gestión financiera eficiente y veremos cómo hacerlo utilizando el gestor de proyectos Redmine con su plugin Redmine Finance.
Por qué es tan importante realizar una buena gestión financiera
Llevar una gestión económica y financiera de la empresa de forma eficiente permitirá a la empresa alcanzar los objetivos en esta materia:
- Se consigue una visión global y en tiempo real del estado financiero de la empresa.
- Facilita la elaboración de planes estratégicos, inversiones y presupuestos que cuantifiquen los objetivos.
- Acelera la toma de decisiones, consiguiendo mayor eficacia en las realizadas en el presente y en el futuro (sobre todo en lo relacionado con operaciones, inversiones, financiación y reparto de dividendos).
- Detecta errores y desviaciones, permitiendo tomar las medidas necesarias para corregirlos sobre la marcha.
- Permite estar siempre en consonancia con la reglamentación y leyes que rigen en los distintos ámbitos de actuación (por ejemplo, la normativa contable y tributaria), eliminando costes relacionados con incumplimientos de plazo, formas o cálculos erróneos (tasas, impuestos, etcétera).
- Se dispone de un mejor control de los distintos costes, lo que permite identificar áreas donde reducir este concepto.
- Se tiene un control sobre la liquidez de la empresa, permitiendo optimizar este valioso recurso.
Disponer de un software que permita llevar una administración de las finanzas y contabilidad, consigue que la información financiera siempre se encuentre actualizada, estructurada y accesible. Los informes obtenidos sobre los distintos estados y valores financieros serán de gran ayuda para la planificación y la toma de decisiones empresariales, que verán aumentada su efectividad y precisión.
Cómo mejorar la gestión de las finanzas con Redmine Finance
El gestor de proyectos Redmine destaca por su potencia y versatilidad a la hora de ejecutar y controlar todo tipo de proyectos o procesos empresariales. El plugin Redmine Finance de Redmine UP puede ayudarnos a gestionar el apartado financiero de una empresa o de un proyecto de forman sencilla y eficiente.
Este plugin destaca por facilitar la administración de cuentas de forma muy sencilla, a la vez que se pueden controlar todos los aspectos relacionados con los costes de los proyectos que gestionamos con Redmine.
Las características más destacadas del plugin Redmine Finance son:
Administración de cuentas, ingresos y gastos del proyecto
Con Redmine Finance, la gestión de cuentas es un proceso sencillo y ágil, ya que permite ver todos los gastos e ingresos, supervisando cualquiera de las cuentas del proyecto. Cada ingreso y cada gasto puede asignarse a una categoría para aumentar la transparencia de las finanzas y facilitar la localización y comprensión de cada concepto. Con este plugin es muy sencillo consultar los gastos eligiendo una categoría (por ejemplo, para conocer los gastos que genera un departamento concreto).
Relacionar las transacciones con sus operaciones
Este plugin permite conectar cada transacción realizada o recibida con su correspondiente factura, facilitando el seguimiento de los gastos (por ejemplo, los gastos de viaje de negocios o dietas) y los ingresos (por ejemplo, para controlar de forma precisa y fiable los ingresos en efectivo). Con esta relación entre las transacciones y las facturas, se puede saber en cada momento cuándo y cómo se ha pagado una factura, o cuándo y cómo se ha recibido un pago, lo que aporta un alto grado de control de las finanzas.
Crear un plan financiero
Con Redmine Finance se puede utilizar un calendario para trazar un plan financiero que recoja los pagos y cobros del proyecto de forma precisa. El estado de las cuentas solo se verá afectado una vez se llegue a la fecha prevista de cada operación y asignada en el plan financiero.
Esta función evitará que la empresa utilice otros métodos externos para recordar la fecha de los pagos, como utilizar tablas de Excel o utilizar notas recordatorias.
Proceso de aprobación de operaciones
El plugin permite seleccionar múltiples conceptos para aprobarlos o rechazarlos, como el caso de múltiples ingresos o gastos, que pueden recibir su autorización de forma global, sin necesidad de aprobarlos (o en su caso rechazarlos o posponerlos) de uno en uno. Este plugin permite cambiar de forma masiva el estado de gastos e ingresos de forma sencilla.
Operaciones internacionales
Redmine Finance plugin permite trabajar de forma simultánea con múltiples monedas, lo que facilita la gestión financiera para aquellos clientes que realicen operaciones internacionales. Si una empresa opera en países con distinta moneda, Redmine puede gestionar sin problema las transacciones realizadas con los mismos.
Integración con otros plugins
Para explotar al máximo las funcionalidades de Redmine Finance es conveniente utilizarlo junto con otro plugin de carácter económico del mismo fabricante (RedmineUP): Redmine Invoices. Hablaremos en otro post de este plugin que permite emitir facturas a clientes desde el propio Redmine.
La gestión financiera de los proyectos es esencial para poder afrontarlos forma satisfactoria. El control de las entradas y salidas, las cuentas, la liquidez, amortizaciones, inversiones, imputaciones de gastos de personal y demás conceptos financieros y contables puede ser un trabajo complicado y laborioso si no se utilizan las herramientas adecuadas para ello.
RedmineUP dispone de un plugin que facilita la gestión financiera de los proyectos o procesos de la empresa. Redmine Finance plugin integra en Redmine un sistema de gestión financiera que facilita el acceso a las cuentas, controla los ingresos y los gastos (aumentando la transparencia financiera), permite confeccionar un calendario para el control de los pagos, operar con múltiples monedas y, en definitiva, llevar una gestión financiera efectiva, la cual permita tener una visión financiera global y actualizada de la empresa.
